Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Журнал контроля исполнения документов образец заполнения

Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают. Правила работы Для начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим. Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий. Контроль по существу Контроль по существу — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель учреждения или отдела или специально уполномоченное лицо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Контроль исполнения документов в организации

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения.

Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.

Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа.

Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля. Секретарь — секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов. Делопроизводитель — сотрудник службы ДОУ.

Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа.

Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Таблицу 1. Таблица 1 Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции СвернутьПоказать Прием входящей корреспонденции Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр.

Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам.

Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др. Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию.

Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов.

Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати.

Пример 4 Образцы штампа и печати экспедиции СвернутьПоказать Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности. Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации.

Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре.

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя.

Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию. Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации.

При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.

Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы — счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации.

Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты. Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.

Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию. Регистрация входящей корреспонденции Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства — на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться: В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию. Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.

Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами. При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма: Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа.

Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК.

Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация то есть первичное заполнение полей РК в вашей системе может осуществляться в автоматическом режиме.

Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов: Пример 5 Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции СвернутьПоказать Зарегистрированное входящее письмо СвернутьПоказать Как вы видите из реквизитов поступившего документа из Примера 6 и регистрационных материалов Журнал из Примера 5 , мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным см.

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе. Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно.

Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж! Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка.

СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию.

Пользователю останется только внести индивидуальные данные. Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы договорная документация, циркулярные письма и др.

В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать — сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: Направление документов на рассмотрение руководителю Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю.

Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты.

Пример 7 на следующей странице. В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия.

СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения. Но вернемся к бумажному документообороту.

Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход

Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно. Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий поручений.

Организация делопроизводства - Контроль исполнения документов Классификатор причин неисполнения документов файл доступен только подписчикам Форма Сведений об исполнении документов, поставленных на контроль Форма Сводки документов, исполняемых в название и индекс подразделения Шаблон Напоминания исполнителю о приближении срока исполнения документа Пример заполнения напоминания исполнителю файл доступен только подписчикам Примерный вариант оформления докладной записки "О перенесении срока исполнения документов" файл доступен только подписчикам Пример заполнения сведений о состоянии исполнительной дисциплины файл доступен только подписчикам Часто задаваемые вопросы Вернуться в раздел "Организация делопроизводства" Требования к организации контроля исполнения документов в нормативных актах Российской Федерации. Современные проблемы контроля. Какие документы необходимо контролировать?

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения.

Делопроизводство

Как сформулировать текст поручения, грамотность которого во многом является залогом успеха всего последующего процесса? Этапы работы по контролю исполнения документов рассмотрены на примерах различных групп документов: Контроль — тема давно и широко обсуждаемая. Однако, настраивая этот тончайший механизм, не всегда правильно расставляют акценты, а в результате получают либо крайне упрощенный вариант, либо растягивают процесс до бесконечности. Безусловно, неправильно забывать о том, что приоритетом в процессе осуществления любого контроля является производственная составляющая, однако нельзя полностью исключать и морально-этическую сторону этого вопроса. Ведь от того, какая справка о состоянии исполнительской дисциплины будет подана руководству, во многом зависят и дальнейшие оргвыводы: Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона этого вопроса не должна превалировать над профессиональной.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Организация контроля исполнения документов и поручений Наталия Кондакова Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль осуществляют руководитель организации, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители. В составе службы ДОУ может создаваться специальная группа контроля, в небольшой организации функции по организации контроля за исполнением документов могут возлагаться на отдельного работника работников службы ДОУ.

Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.

Имидж делового человека Организация делопроизводства - Формыдокументов В этом подразделе вы найдете шаблоны и примеры оформления документов, необходимых для организации документооборота и учета его объема, а также регистрации и контроля исполнения документов. Обращаем ваше внимание на то, что формы документов постоянно обновляются. Следите за объявлениями на сайте! Документооборот организации и учет его объема Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Формы документов

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вебинар "Как поставить учет и контроль исполнения"

.

Контроль сроков исполнения документов и поручений

.

Источник: Объединённая редакция деловых журналов. добавлено: просмотров: Кому поручить контроль исполнения документов по срокам и по Организация контроля исполнения документов и поручений является сложным .. При заполнении этого поля решение «перекочевывает » в.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Практическое задание 3. Контроль исполнения документов. mosedo
Комментариев: 15
  1. Аделаида

    Скажу классику ,Лох не мамонт , лох не вымрет,😄😄👏👏

  2. Таисия

    Согласен, раньше было проще

  3. biajourta

    P.S. Тара прав, хоч бери, хоч не бери. Есть електрика и дрова.

  4. tatongvermo

    Тарас, а ты понимаешь и осознаешь, что этот закон перечит конституции!

  5. blograchi

    Воровать меньше надо,тогда и денег будет хватать!Ресурсы в цивилизованной стране принадлежат НАРОДУ,а не правительству!Богатейшая страна и живут все как бомжи и рожают ещё детей обритая их на жалкое существование!

  6. seypesca

    А комунальные платежи не отменяются на этот период ?

  7. Лиана

    Так я ничего не видел?

  8. Аза

    Вот когда все члены правительства, их родня и любовницы заплатят налоги на свои доходы, тогда и я заплачу за причёску, сделанную кому-то на дому. В открытом доступе освещаются их милионные платежи, покупки, Подарки вот с них и берите! А наоод больше терпеть это объебалово не станет!

  9. viversper

    Чем отличается ФОП от Громадянин підприемець ? Какие налоги кто из них платит?

  10. Конкордия

    Тарас! Здравствуйте. Вы можете сделать видео ролик по поводу страхования жизни,накопительные программы, в Украине?

  11. Владлен

    В любви пускай все будет класс.

  12. Ия

    Фигня какая-то, не понимаю ничего в этом

  13. xasanpoci

    Пусть только попробуют принять закон такое безумие терпеть не станут соберется много людей зрада забздит и отменит геноцидный закон иначе им дороже будет. Ненавижу эту власть так сильно как это только возможно.

  14. Казимира

    Буду признателен, если выйдет видео что делать с платежками за газ. Платить доп. сумму или не платить? У нас ввели коэффициент 1,1, который значительно увеличил сумму платежа.

  15. Сильвия

    Откуда в комментах столько рэмбо-идиотов? Все же ясно, если вас менты хотят взять они возьмут.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.